Meeting-Bestätigungen schreiben, die Kunden nicht falsch verstehen

Ein Kunde, der wegen einer Zeitzonenverwechslung eine Stunde zu spät erscheint – oder gar nicht – verschwendet die Zeit aller Beteiligten und beginnt die Beziehung auf dem falschen Fuß. So schreibst du Bestätigungen, die wasserdicht sind.

In der Bestätigungs-E-Mail immer UTC angeben

Deine Kalendereinladung übernimmt die Umrechnung automatisch, aber Bestätigungs-E-Mails tun das nicht. Immer wenn du eine Uhrzeit in einer Nachricht schreibst, füge UTC neben der Ortszeit hinzu:

Ich freue mich auf unser Gespräch am Donnerstag, 19. Juni, um 15:00 UTC (11 Uhr EDT / 16 Uhr BST).

UTC ist die einzige Referenz, die überall und für jeden funktioniert, ohne Mehrdeutigkeit.

Die Zeitzone im Kalender korrekt einstellen

Wenn du eine Einladung erstellst, stelle sicher, dass deine Kalender-App die richtige Zeitzone ausgewählt hat – nicht nur die Systemvoreinstellung. Verwende deinen vollständigen IANA-Zeitzonennamen (America/New_York, nicht nur „Eastern Time”), wenn deine Kalender-App diese Einstellung anbietet. So wird die Einladung für Gäste in jeder Region korrekt umgerechnet – auch wenn die Uhren umgestellt werden.

Die Zeitumstellung erwähnen, wenn das Meeting nahe daran liegt

Uhren werden in verschiedenen Ländern zu verschiedenen Daten vor- oder zurückgestellt – und manche Länder beobachten die Sommerzeit überhaupt nicht. Ein Meeting, das einige Wochen im Voraus gebucht wird, kann sich lautlos um eine Stunde verschieben, wenn sich die Uhren einer Seite davor ändern. Wenn du kurz vor einem Umstellungsdatum bist, füge einen Hinweis hinzu:

Hinweis: Die USA wechseln am 9. März zur EDT – dieses Meeting ist nach dieser Umstellung gebucht, also überprüfe bitte, ob dein Kalender die aktualisierte Zeit anzeigt, wenn du dich in Europa befindest.

Einen „Diese Zeit umrechnen”-Link einfügen

Ein Link zu einer Weltuhr oder einem Planungstool ermöglicht es dem Kunden, die Zeit in seiner eigenen Zone auf einen Blick zu überprüfen. meetwhen erstellt teilbare Links mit beliebigen Zeitzonenkombinationen vorgeladen.

Eine Erinnerung mit der wiederholten Uhrzeit senden

Eine Erinnerung 24 Stunden vor dem Meeting – mit der Uhrzeit nochmals in UTC und der Ortszone des Kunden angegeben – hilft jedem, der abgedriftet ist oder dessen Kalender nicht korrekt synchronisiert wurde.