Die beste Zeit, jemanden in jeder Region kalt zu kontaktieren

Kaltakquise ist zum Teil ein Timing-Problem. Dieselbe Nachricht, um 8 Uhr versus 14 Uhr in der Zeitzone des Empfängers verschickt, erzielt unterschiedliche Öffnungs- und Antwortquoten. Nicht weil sich die Nachricht geändert hat – sondern weil sich die Aufmerksamkeit geändert hat.

Das allgemeine Ziel ist 9–11 Uhr Ortszeit des Empfängers: nachdem er die Über-Nacht-E-Mails durchgesehen hat, bevor nachmittags Meetings dominieren, vor dem Post-Lunch-Tief. Vermeide Montagvormittage (Abarbeiten des Wochenend-Rückstands), Freitagnachmittage (mental schon weg in weiten Teilen Europas und den USA) und die Stunde rund ums Mittagessen.

Nach Region

USA und Kanada: Dienstag bis Donnerstag, 9–11 Uhr Ortszeit des Empfängers. Bei US-weiten Kampagnen über mehrere Zeitzonen: ein Versand um 9 Uhr Eastern trifft den Osten am Vormittag und kommt über Nacht auf der Westküste an, die ihn als Erstes am Morgen sieht. Nichts nach 14 Uhr freitags.

Vereinigtes Königreich: Dienstag bis Donnerstag, 9–10:30 Uhr GMT/BST. Montags ist der Posteingang nach dem Wochenende besonders voll. Achtung beim DST-Sprung: Die britischen Uhren stellen sich Ende März und Ende Oktober auf anderen Terminen als die US-Uhren um – ein Versand der für „9 Uhr UK-Zeit” geplant ist, kann eine Stunde daneben liegen, wenn dein Tool einen festen UTC-Offset verwendet.

Deutschland, Österreich, Schweiz: Dienstag bis Donnerstag, 8–10 Uhr MEZ/MESZ. Die deutsche Geschäftskultur startet früh – 8 Uhr ist eine legitime Arbeitszeit. E-Mails vor 9 Uhr werden oft gelesen, bevor der Kalender voll ist. Freitagnachmittage meiden; beim ersten Kontakt keinen zu lockeren Ton anschlagen.

Frankreich: Dienstag bis Donnerstag, 9–11 Uhr MEZ/MESZ. 12–14 Uhr meiden (Mittagspause ist real). Montags läuft Frankreich erst langsam an. E-Mails auf Französisch – auch imperfektem Französisch – erzielen bessere Ergebnisse als reine englische Ansprache.

Spanien: Dienstag bis Donnerstag, 10–12 Uhr MEZ/MESZ oder 17–19 Uhr MEZ/MESZ. Der Arbeitstag teilt sich um eine lange Mittagspause (14–16 Uhr). Ein Versand um 17 Uhr, der vor Ende des spanischen Tages ankommt, ist effektiver als einer um 15 Uhr, der in der toten Zone landet.

Brasilien: Dienstag bis Donnerstag, 10–12 Uhr BRT. Die brasilianische Geschäftskultur startet später als nordamerikanische Normen – 10 Uhr ist eine zuverlässigere „am Schreibtisch”-Zeit als 9 Uhr. WhatsApp wird häufig für geschäftliche Terminabsprachen genutzt; E-Mail ist Standard für formelle Kontaktaufnahme.

Indien: Dienstag bis Donnerstag, 10–12 Uhr IST. IST ist UTC+5:30 – plane explizit in IST, nicht relativ zu deiner eigenen Zeit. Nach dem Mittagessen (14–16 Uhr IST) funktioniert es ebenfalls ganz gut. Freitagnachmittage und den Tag vor wichtigen Feiertagen meiden.

Japan: Dienstag bis Donnerstag, 9–11 Uhr JST. Kalt-E-Mails von unbekannten Absendern performen in Japan unabhängig vom Timing schlecht. Ohne eine warme Einführung oder einen lokalen Partner bringt auch perfektes Timing wenig. Das Timing spielt am Rand trotzdem eine Rolle; die Erwartungen sollten aber entsprechend gesetzt werden.

Singapur und Südostasien: Dienstag bis Donnerstag, 9–11 Uhr SGT. Singapur ist ein regionaler Hub – ein gut getimter Versand funktioniert oft auch für Kontakte in Malaysia und Hongkong, die ähnliche Zeiten haben. Wichtige Feiertage meiden, besonders das Chinesische Neujahr.

Golfstaaten: Sonntag bis Dienstag, 9–11 Uhr Ortszeit. In den Golfstaaten läuft die Arbeitswoche Sonntag bis Donnerstag (die VAE sind seit 2022 Montag bis Freitag). E-Mails, die freitags oder samstags versendet werden, werden in Riad oder Katar erst sonntags gesehen. Früh in der Woche ist am stärksten. Während des Ramadans ist der Vormittag weiterhin das beste Zeitfenster, aber die Erreichbarkeit sinkt in den Stunden vor dem Iftar deutlich.

Nutze meetwhen, um zu prüfen, wie dein geplanter Versandzeitpunkt in der Stadt deines Empfängers aussieht, bevor du den Versand planst.